שיתוף מקוון מבית שיתופים 

שיתוף מקוון בדרך שלנו

במשך כ-12 שנים הוביל "שיתופים" מגוון תהליכי שיתוף בין-מגזריים במשרדי ממשלה ובגופים ציבוריים בישראל. תהליכים אלו סייעו לגיבוש חקיקה והחלטות ממשלה, בניית מודלים חדשניים של שיתוף, פיתוח תשתיות בין-ארגוניות, כניסה לתחומי פעילות וקהלי יעד חדשים. בשנים אלו פיתחנו ידע, מתודולוגיות והתמחות ייחודיים בעולמות שיתוף ציבור לסוגיו, ובתוך כך למדנו כי אחד הערוצים המתפתחים במהירות בהקשר זה הוא זה של תהליכי שיתוף מקוונים, או בשמם המקצועי Online Dialogue and Engagement Processes. 

עקרונות לשיתוף מקוון – למה זה טוב?

בזירת תהליכי השיח הבין-מגזרי ושיתוף ציבור בישראל, שיתופים הינו שחקן ייחודי שצמח מתוך החברה האזרחית, חי בתוכה ומכיר אותה מלפני ולפנים. בהתאם לכך אנו שואפים לייצר גשר לשיח בין המגזרים השונים, מתוך אמונה בחשיבותו של שיתוף הציבור לאזרחות פעילה, לבניית אמון בממשל, ולשבירת חסמים ודעות קדומות.

ייחוד זה בא לידי ביטוי גם באופן שבו אנו רואים את השיתוף המקוון. משימתנו הראשונה במעלה היא יצירת תהליך שיתוף אפקטיבי, שייתן תוצר משמעותי. בהקשר זה, למדנו כי העובדה שטכנולוגיה מתקדמת מאפשרת להרחיב בקלות לכאורה את מעגלי המשתתפים בתהליכי השיתוף, לא תמיד תורמת להשגת המטרה המתוארת לעיל, ולפעמים אף עשויה להוות מכשול בדרך אליה. לכן, גיבשנו מספר עקרונות יסוד וקווים מנחים, אשר מהווים מסגרת עבודה ומתורגמים בכל תהליך שיתוף בהתאם למאפייניו הייחודיים.

עשרת הדיברות של השיתוף המקוון מבית שיתופים

1. שיתוף מקוון הוא חלק מהפאזל
מהלך מקוון יכול לסייע לתהליך השיתוף הרחב יותר, בכך שהוא מביא קולות חדשים מהם ניתן ללמוד על צרכים ועל פתרונות שלא עלו מנקודת מבט אחרת. להאיר "נקודות עיוורות" בתהליך או לתקף הנחות יסוד. יחד עם זאת, מהלך מקוון לא יכול להחליף מתודות שיתוף אחרות "עמוקות" יותר כמו ראיונות או קבוצות מיקוד. 

2. שיתוף מקוון יכול לנוע ביותר ממעגל אחד
הליך של שיתוף מקוון יכול להתקיים בכמה מעגלים שונים, בו זמנית או זה לאחר זה, בהתאם למאפייני תהליך השיתוף ומטרותיו, למשל: כלי מסוים למטרת היוועצות רחבה בין מגזרית, כלי אחר להיוועצות פנים משרדית או בין משרדית, לצד שיח מומחים, או דיון סגור בקרב קהלי יעד מובחנים, שתוצריו יובאו לתהליך שיתוף עם הקהל הרחב. החלטות אלו מתקבלות בשלב גיבוש אסטרטגיית השיתוף, והן מחייבות הגדרה מדויקת של המעגלים הרלוונטיים לכל שלב בתהליך השיתוף.

3. כמות היא לא תחליף לאיכות
כדי לקבל את המידע האיכותי ביותר, חשוב שהשיתוף המקוון יתבצע אל מול האנשים הנכונים, בתפקידים הנכונים, מכל המגזרים הרלוונטיים לתהליך. בתוך כך, לא תמיד הציבור הרחב הוא קהל היעד המתאים ביותר, ולא תמיד קהל גדול ככל היותר יניב תוצר איכותי ורלוונטי. כאשר נדרשת מעורבות של קהלי יעד מקצועיים, בדגש על מנהלים/ות ואנשי מקצוע, לפעמים עדיף להימנע מפעולה מקוונת שתייצר הד תקשורתי רחב. לזו עשוי להיות מחיר של פגיעה באיכות תהליך השיתוף ותוצריו.

4. בחירת הכלי המתאים לקהל המתאים
הפלטפורמה המקוונת לא מתאימה בכל מקרה ובכל מצב. יש קהלים שעבורם היא לא רלוונטית בכלל או שלא תניב את התוצר האיכותי ביותר, ויש מטרות שעבורן לא נכון להשתמש בכלי שיתוף מקוונים. חלק חשוב בזיהוי קהלי היעד של תהליך השיתוף צריך לכלול בחינה של הרגלי השימוש שלהם בכלים מקוונים, לצד היבטים תרבותיים אחרים שמשפיעים על השתתפות בתהליך מקוון. זו אחת הסיבות לכך שכשאר קיימנו תהליך שיתוף ציבור עם הקהילה של יוצאי אתיופיה בישראל, בחרנו לגייס את שיתוף הפעולה של הדור המבוגר באמצעות מפגשים פרונטליים, בעוד שהדור הצעיר הוזמן להשתתף גם באמצעות שאלון מקוון.

5. פענוח המניעים והתועלות של קהלי היעד להשתתפות בתהליך
אנשים משתתפים במהלכים מקוונים רק כאשר יש להם תמריץ אמיתי לעשות זאת. תמריץ זה אינו חייב להיות חומרי. היא יכול להיות רצון להשפיע בנושאים חשובים להם, לשפר משהו באיכות החיים שלהם או של הקרובים להם, או כל תועלת אחרת. מרכיב מרכזי בגיבוש אסטרטגיית השיתוף עובר לפיכך בפענוח מערך המוטיבציה והתועלות האפשריות שנקשרות לתהליך השיתוף עבור כל אחד מקהלי היעד. את אלו יש לתרגם לניסוח מדויק וממוקד של אופן הפניה. כך לדוגמא עשינו בתהליך שיתוף ציבור מקוון שהובלנו עבור נציבות שירות המדינה, בנושא קידום נשים בשירות המדינה. מתחילת התהליך הבטחנו למשתתפים/ות כי בעל/ת הרעיון המוצלח ביותר, שיבחר ככזה על ידי המשתתפים/ות, יוזמן/תוזמן להציג אותו בוועדה לקידום האישה בכנסת, וכך אכן היה.

6. קהל היעד צריך להישמע כבר מתחילת הדרך
על מנת להצליח ליצור תהליך שיתוף ציבור מקוון אפקטיבי ורלוונטי, אנו מאמינים כי חשוב לשלב נציג/ים מקהל היעד של תהליך השיתוף הסופי, כבר בשלב התכנון האסטרטגי, ולהסתייע בהם כדי לזהות באופן נכון ומדויק את המוטיבציות, הערכים, והדרכים הנכונות להגיע לקהל זה. כך עשינו בתהליך שיתוף הציבור שהובלנו עבור קהילת יוצאי אתיופיה בישראל, כאשר גייסנו לצוות שהוביל את התהליך חברת הקהילה, שסייעה רבות לעיצובו באופן שתאם הן את מאפייני הקהל ואת מטרות התהליך.

7. שקיפות ותיאום ציפיות הם תנאי הכרחי להצלחת השיתוף המקוון
גם בשיתוף המקוון אנו מחויבים לפעול מתוך שקיפות מלאה, תוך אחריות לשמירה והגנה על כל המשתתפים בתהליך. לפיכך, עקרון מרכזי באסטרטגיית השיתוף המקוון ובהחלטה על אופן הפעלת כלי השיתוף הינו חשיפה של מטרות השיתוף, הצהרה מלאה בנוגע למה שייעשה במידע שיתקבל מהמשתתפים בתהליך, ואיך הוא ישתלב בקבלת ההחלטות. כמו כן, עלינו להבטיח כי לא יעשה כל שימוש אחר במידע שייאסף, שפרטי המשתתפים לא ישמשו למטרות אחרות מלבד התהליך שאליו הצטרפו, וכמובן לנקוט בכל הצעדים הדרושים כדי לממש הבטחות והצהרות אלו.

8. השתתפות קלה ואינטואיטיבית למקסימום קהלי יעד רלוונטיים
הפלטפורמה המקוונת חייבת להיות נגישה וקלה לשימוש עבור קהלי היעד שנבחרו, פשוטה להתמצאות, בעלת ממשק מוכר, וכמובן מתאימה לכל סוגי המכשירים (מניסיוננו, כ-40% מהמשתתפים במהלכים מקוונים עושים זאת באמצעות המכשיר הנייד). כך למשל רצוי להימנע מתהליכי רישום מסובכים, ולהשתמש ככל הניתן בהזדהות דרך רשתות חברתיות. 

9. שמירה על שיח מכבד ולא מתלהם
בין אם בתהליכים סגורים, אליהם מוזמנת קבוצת מומחים או בעלי תפקידים מצומצמים, ובין אם בתהליכי שיתוף מקוון המיועדים לציבור הרחב, עלינו להקפיד על כך שהשיחה מתפתחת באופן מכבד ולא מתלהם. לשם כך, חשוב להגדיר את הכללים לשיח, וכמובן להקפיד על שמירה עליהם לאורך כל מהלך השיתוף. הדבר מחייב ניטור מתמשך של התגובות והדיונים המתפתחים בפלטפורמה המקוונת. בהקשר זה, חשוב לשים לב בזמן למה שעשוי להתפתח למשבר, ולפעול בהקדם כדי להתמודד איתו בכלים המתאימים.

10. לא מספיק להשקיע בכלי השיתוף, חשוב להשקיע גם בהפצתו
ניסיוננו מלמד כי על מנת למצות באופן מספק שלא לומר מלא את מעגל המשתתפים המוזמנים להשתתף בשיח המקוון, לא מספיק להקים פלטפורמה חכמה ומדויקת. יש צורך הכרחי להשקיע חשיבה גם בתכנון נכון של מהלך ההפצה של כלי השיתוף, לעיתים בתוספת של עלויות כמקובל במרחבי הרשת האינטרנטית וערוצי המדיה המקוונים לסוגיהם. חסכון בשלב ההפצה עשויה להיות בעל משמעות קריטית לאיכות תוצרי השיתוף, ולהפחית בצורה משמעותית את ההחזר על ההשקעה שנדרשה בפיתוח כלי השיתוף עצמו.